Hệ thống chỉ huy sự cố bệnh viện (HICS)

NộI Dung

• HICS là gì?
• Lợi ích của HICS
• Cấu trúc lệnh HICS

Trong lũ lụt, hỏa hoạn, bão, động đất, các trường hợp khẩn cấp do con người tạo ra, các mối đe dọa, hoặc thậm chí các sự kiện đã được lên kế hoạch, các bệnh viện phải đáp ứng theo cách đáp ứng nhu cầu của bệnh nhân, nhân viên và khách. Hệ thống Chỉ huy Sự cố Bệnh viện (HICS) cung cấp cho họ một khuôn khổ để xây dựng phản ứng nhanh chóng và mở rộng quy mô để phù hợp với mức độ của tình huống. Điều quan trọng là vì quản lý một sự cố quy mô lớn không phải là điều mà hầu hết các y tá, bác sĩ hoặc quản trị viên làm hàng ngày.

HICS là gì?

HICS chỉ đơn giản là một cách tiếp cận được tiêu chuẩn hóa để quản lý các sự cố phức tạp. Mỗi bệnh viện áp dụng quy trình này đồng ý tuân theo các nguyên tắc chung và sử dụng thuật ngữ tiêu chuẩn hóa trong trường hợp khẩn cấp hoặc sự kiện quy mô lớn. Các nguyên tắc của HICS xuất phát từ Hệ thống Chỉ huy Sự cố (ICS) được phát triển để quản lý các đám cháy rừng ở California vào những năm 1970. Các đám cháy ở vùng hoang dã sử dụng tài nguyên từ nhiều tổ chức khác nhau và những người đó không làm mọi việc theo cách giống nhau. ICS đã tiêu chuẩn hóa cách ứng phó với hỏa hoạn, giúp mọi người hoạt động hiệu quả hơn và an toàn hơn.

Ngay cả trong một bệnh viện, mỗi khoa có thể làm những việc khác nhau. Giống như trong trận cháy rừng, HICS cho phép bệnh viện chuẩn hóa cách tiếp cận của mình đối với một sự kiện trên toàn cầu, ngay cả khi mỗi bộ phận thực hiện mọi việc theo cách riêng của họ trong quá trình hoạt động bình thường. Trong dịch vụ cứu hỏa, việc áp dụng ICS đã dẫn đến nhiều tiêu chuẩn hóa cấu trúc chỉ huy giữa các khoa cứu hỏa riêng lẻ, điều này cũng đang bắt đầu xảy ra trong ngành bệnh viện. Điều này là tốt; mọi người hiểu các khái niệm HICS tốt hơn nếu họ luôn sử dụng chúng.

ICS đã xuất hiện từ những năm 1970. HICS trở nên phổ biến khoảng 20 năm sau đó, hầu hết ở các khu vực quen thuộc với cháy rừng và thoải mái với việc sử dụng ICS. Sau vụ tấn công 11/9, chính phủ liên bang đã triển khai Hệ thống Quản lý Sự cố Quốc gia (NIMS), kết hợp ICS. Kể từ đó, HICS đã trở nên phổ biến hơn nhiều trên toàn quốc và trên toàn thế giới.

Lợi ích của HICS

HICS có năm yếu tố chính hoạt động cùng nhau và cho phép bệnh viện quản lý hiệu quả một sự cố:

1. Phát triển một cấu trúc lệnh loại bỏ sự trùng lặp, có thể được mở rộng để phù hợp với nhu cầu của sự cố và tuân theo một khoảng kiểm soát hợp lý (sự cố lớn hơn cần nhiều người lãnh đạo hơn)
2. Tích hợp mọi người từ các bộ phận khác nhau của bệnh viện và từ các cơ quan bên ngoài vào cơ cấu chỉ huy
3. Xác định nhu cầu và thiết lập mục tiêu để giải quyết sự cố
4. Xây dựng chiến lược để đạt được các mục tiêu
5. Cung cấp hỗ trợ và chỉ đạo cho những người chịu trách nhiệm thực hiện các mục tiêu (phản ứng chiến thuật)

Các phương pháp hay nhất để thực hiện HICS bắt đầu bằng việc lập kế hoạch. Một người nào đó nên được chỉ định là Người quản lý Chương trình Khẩn cấp để lập kế hoạch và hướng dẫn Kế hoạch Hoạt động Khẩn cấp (EOP). Cũng nên có một không gian trong bệnh viện dành riêng để sử dụng làm Trung tâm Chỉ huy Bệnh viện (HCC) trong trường hợp có sự cố cần phản hồi HICS. Lý tưởng nhất là HCC sẽ có nhiều đường dây điện thoại chuyên dụng và kết nối internet. Trong một cơ sở hiện đại, HCC cần có dự phòng để đảm bảo rằng nó có thể tiếp tục hoạt động ngay cả khi cơ sở mất điện.

Khoảng kiểm soát có thể quản lý

HICS khuyến khích sử dụng phạm vi kiểm soát có thể quản lý được, có nghĩa là không một người nào phải có quá nhiều báo cáo trực tiếp. Thông thường, khuyến nghị là nên giữ các đội từ ba đến bảy người. Nói cách khác, nếu nhiệm vụ có thể được thực hiện với năm người, thì một nhà lãnh đạo nên làm điều đó. Nếu nhiệm vụ có 14 người, cần có ít nhất hai đội, mỗi đội có lãnh đạo riêng để chỉ đạo công việc.

Đây là một trong những nguyên lý quan trọng nhất của ICS và HICS. Trong các hoạt động hàng ngày tại hầu hết mọi doanh nghiệp, các nhà lãnh đạo thường giám sát các nhóm lớn hơn bảy người rất nhiều. Điều đó hiệu quả vì công nhân và các thành viên trong nhóm thường là những chuyên gia trong các công việc mà họ thực hiện một cách thường xuyên. Việc giám sát trong tình huống này được giới hạn trong các trường hợp bất thường và hầu hết công nhân có khả năng hoàn thành nhiệm vụ mà không cần sự can thiệp của trưởng nhóm.

Sự cố khẩn cấp hoặc sự kiện đặc biệt thì khác. Đây là một tình huống duy nhất trong đó mọi người sẽ được yêu cầu thực hiện những công việc mà họ không thường làm. Một số nhiệm vụ có thể tương tự như những gì họ làm hàng ngày, nhưng những công việc đó thường đi kèm với một loạt câu hỏi cần được trả lời khi sự cố xảy ra. Điều quan trọng là không tạo gánh nặng cho các nhà lãnh đạo với các đội lớn không thể quản lý.

HICS giải quyết phạm vi kiểm soát thông qua cơ cấu chỉ huy tổ chức linh hoạt. Ví dụ: nếu rò rỉ khí y tế trong một bộ phận của bệnh viện yêu cầu một bộ phận sơ tán cho đến khi bảo trì có thể tắt nó, bệnh viện có thể kích hoạt HICS với Chỉ huy sự cố (xem bên dưới) và một số nhân viên chỉ huy để chỉ đạo bộ phận về cách trả lời. Nếu sự cố rò rỉ phát triển đến mức có nhiều phòng ban phải sơ tán, thì giờ đây, số lượng các nhà lãnh đạo tăng lên đến mức một Chỉ huy sự cố không thể theo dõi hiệu quả mọi thứ đang xảy ra. Vì vậy, Chỉ huy Sự cố có thể bổ nhiệm một người nào đó làm Chỉ huy trưởng Hoạt động và một người khác làm Trưởng phòng Hậu cần. Hai người đó sau đó có thể chỉ đạo đội của họ và phản ứng với sự cố, giúp Chỉ huy sự cố giải quyết những việc khác như nhắn tin thông tin công khai và thông báo cho ban lãnh đạo bệnh viện bổ sung.

Cấu trúc lệnh HICS

Một nguyên lý cơ bản của ICS là chuỗi chỉ huy rõ ràng, bao gồm Chỉ huy sự cố và bốn phần: Hoạt động, Kế hoạch, Hậu cần và Tài chính / Quản trị. Tùy thuộc vào mức độ phức tạp của sự cố, mỗi bộ phận HICS có thể được chia nhỏ hơn thành các chi nhánh, đơn vị và đội do các giám đốc chi nhánh, đơn vị hoặc đội trưởng phụ trách. Chức danh "người quản lý" được dành riêng cho các nhiệm vụ có thể vượt qua nhiều bộ phận khác, chẳng hạn như người quản lý giai đoạn hoặc người quản lý theo dõi bệnh nhân. Trong ICS truyền thống, có các phân khu bổ sung thường không được sử dụng trong HICS.

Một trong những cách mà các nhà lãnh đạo trong HICS được xác định là bằng cách mặc áo vest có mã màu với chức danh của họ được hiển thị rõ ràng. Các màu liên quan đến từng phần được bao gồm bên dưới.

Nhân viên chỉ huy sự cố (Áo vest trắng)

Chỉ huy Sự cố (IC) chịu trách nhiệm về mọi thứ xảy ra khi anh ta hoặc cô ta phụ trách sự cố. IC sẽ hướng dẫn và hỗ trợ bốn trưởng bộ phận thiết lập các mục tiêu và đáp ứng các mục tiêu đó. Trong trường hợp có sự nhầm lẫn hoặc bất đồng, Chỉ huy sự cố đưa ra quyết định cuối cùng. IC có thể có thêm nhân viên nếu cần, chẳng hạn như Cán bộ Thông tin Công cộng hoặc Cán bộ An toàn. Quy mô nhân sự của Ban chỉ huy sự cố phụ thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của sự cố.

Chỉ huy sự cố có thể là quản trị viên cấp cao của bệnh viện, chẳng hạn như Giám đốc điều hành, COO, Giám đốc y tế (CMO) hoặc Giám đốc điều dưỡng (CNO). Một số bệnh viện sẽ sử dụng Người quản lý Chương trình Cấp cứu, người này có thể sẽ là người có kiến ​​thức làm việc tốt nhất về HICS. Vì sự cố xảy ra vào mọi giờ, ngày hay đêm, nên cũng khá hợp lý khi giả định rằng một người giám sát điều dưỡng hoặc một quản trị viên trực điện thoại có thể cần phải đảm nhiệm vai trò này cho đến khi một quản trị viên cấp cao hơn có thể đến được đó.

Trong nhiều trường hợp, sẽ có nhiều người chịu trách nhiệm về phản ứng chung đối với một sự cố (ví dụ như hỏa hoạn, bạo lực hoặc thiên tai). Trong những trường hợp này, đại diện từ mỗi cơ quan chịu trách nhiệm về sự cố sẽ cộng tác trong cái gọi là Bộ Chỉ huy Thống nhất. Từ nhóm Chỉ huy Hợp nhất này, một người nào đó sẽ được chỉ định làm Chỉ huy Sự cố.

Nhân viên Bộ phận Vận hành (Áo vest đỏ)

Phần Hoạt động là nơi phần lớn công việc được thực hiện. Tất cả các quyết định chiến thuật để đạt được các mục tiêu sự cố được đưa ra bởi Trưởng Bộ phận Vận hành (Trưởng Ban Điều hành), người báo cáo cho Chỉ huy Sự cố. Vị trí này yêu cầu một mức độ cao về kiến ​​thức kỹ thuật về hoạt động của bệnh viện và do đó nó sẽ thu hút từ cùng một nhóm ứng viên như Chỉ huy sự cố. Hãy nhớ rằng người giám sát điều dưỡng đã phải là Chỉ huy Sự cố khi sự cố bắt đầu vào lúc 3 giờ sáng? Cô ấy là người phù hợp nhất cho công việc Trưởng phòng Hoạt động ngay khi Giám đốc điều hành xuất hiện để đảm nhận vị trí Giám đốc điều hành.

Hầu hết các chi nhánh và đơn vị bổ sung sẽ xuất hiện trong Phần Hoạt động khi sự cố phát triển và trở nên phức tạp hơn. Việc sử dụng các nhánh để duy trì phạm vi kiểm soát có thể quản lý được là điều thực sự quan trọng đối với Ops Chief.

• Giám đốc Chi nhánh Chăm sóc Y tế sẽ báo cáo với Trưởng phòng và sẽ giám sát tất cả các khía cạnh của việc chăm sóc bệnh nhân. Dưới quyền Giám đốc Chi nhánh Chăm sóc Y tế, có thể có Lãnh đạo Đơn vị Nội trú, Lãnh đạo Đơn vị Ngoại trú, Lãnh đạo Đơn vị Chăm sóc Tai nạn, Lãnh đạo Đơn vị Sức khỏe Hành vi, Lãnh đạo Đơn vị Hỗ trợ Lâm sàng và Lãnh đạo Đơn vị Đăng ký Bệnh nhân.
• Giám đốc Chi nhánh Hạ tầng chịu trách nhiệm về cơ sở vật chất. Ở hầu hết các bệnh viện, đây sẽ là nhân viên bảo trì. Dưới quyền Giám đốc Chi nhánh Cơ sở hạ tầng, có thể có Lãnh đạo Đơn vị Điện / Chiếu sáng, Lãnh đạo Đơn vị Cấp thoát nước, Lãnh đạo Đơn vị HVAC, Lãnh đạo Đơn vị Tòa nhà / Căn cứ hoặc Lãnh đạo Đơn vị Khí y tế.
• Giám đốc Chi nhánh An ninh khá dễ hiểu và có thể giám sát Lãnh đạo Đơn vị Kiểm soát Truy cập, Lãnh đạo Đơn vị Kiểm soát Đám đông, Lãnh đạo Đơn vị Kiểm soát Giao thông, Lãnh đạo Đơn vị Tìm kiếm và Lãnh đạo Đơn vị Giao diện Thực thi Pháp luật.
• Giám đốc Chi nhánh HazMat chịu trách nhiệm về mọi hoạt động khử nhiễm cho bệnh nhân hoặc cơ sở và ứng phó với bất kỳ sự cố tràn nào. Các đơn vị trực thuộc Chi nhánh HazMat bao gồm Phát hiện và Giám sát, Ứng phó Sự cố tràn, Khử nhiễm Nạn nhân và Khử nhiễm Cơ sở / Thiết bị.
• Giám đốc Chi nhánh Kinh doanh Liên tục là người giữ cho các máy tính hoạt động. Đây thường là một vị trí lãnh đạo CNTT. Dưới Nhánh Liên tục Kinh doanh sẽ là Đơn vị Ứng dụng và Hệ thống CNTT, Đơn vị Liên tục Dịch vụ và Đơn vị Quản lý Hồ sơ.
• Giám đốc Chi nhánh Hỗ trợ Gia đình Bệnh nhân giám sát hai vai trò quan trọng: Đơn vị Dịch vụ Xã hội và Đơn vị Đoàn tụ Gia đình. Tùy thuộc vào loại sự cố, các đơn vị này sẽ là hai trong số những người bận rộn nhất. Mặc dù có vẻ như là một nhánh nhỏ, nhưng nó có thể tác động nhiều nhất đến nhận thức của công chúng về cách một sự cố được xử lý tốt như thế nào.

Bộ phận lập kế hoạch (Áo vest xanh)

Trưởng phòng Kế hoạch báo cáo cho Chỉ huy sự cố và chịu trách nhiệm theo dõi sự cố và các nguồn lực. Trưởng phòng Kế hoạch không thực sự lập kế hoạch nhưng chịu trách nhiệm viết kế hoạch và thu thập và phổ biến thông tin. Những người có khả năng trở thành Trưởng Bộ phận Kế hoạch bao gồm bất kỳ ai từ cấp trên trở lên, cũng như giám đốc nhân sự, giám sát điều dưỡng hoặc giám đốc cơ sở.

Phần Kế hoạch nhỏ hơn nhiều so với Phần Hoạt động với bốn đơn vị: Nguồn lực, Tình hình, Tài liệu và Giải ngũ. Đối với những sự cố nhỏ, Trưởng phòng Kế hoạch có thể một mình xử lý tất cả các trách nhiệm của phần này.

Bộ phận Logistics (Vest vàng)

Trưởng bộ phận Hậu cần báo cáo với Chỉ huy sự cố và chịu trách nhiệm chuẩn bị mọi vật tư, nhân sự, trang thiết bị và các nguồn lực khác cần thiết để hoàn thành công việc. Giám đốc Hậu cần có thể là Giám đốc mua sắm của bệnh viện, giám đốc dịch vụ hỗ trợ, COO, giám đốc cơ sở hoặc giám đốc kho. Bộ phận Hậu cần chỉ đứng sau Bộ phận Hoạt động. Có hai nhánh:

• Chi nhánh Dịch vụ chăm sóc mọi người nói chuyện và cho ăn. Giám đốc Chi nhánh Dịch vụ giám sát Lãnh đạo Đơn vị Truyền thông, Lãnh đạo Đơn vị Dịch vụ Thực phẩm, và Lãnh đạo Đơn vị Thiết bị CNTT / IS.
• Giám đốc chi nhánh hỗ trợ đảm bảo rằng Trưởng bộ phận vận hành có mọi thứ cô ấy cần. Nhánh Hỗ trợ có tới năm đơn vị: Cung ứng, Nhóm lao động và Chứng nhận, Sức khỏe và Hạnh phúc của Nhân viên, Vận chuyển, và Chăm sóc Gia đình Nhân viên.

Bộ phận Tài chính / Quản trị (Áo vest xanh)

Có lẽ không phải ngẫu nhiên mà nhân viên Phòng Tài chính mặc vest xanh. Trưởng bộ phận Tài chính (còn có thể gọi là Trưởng bộ phận Quản trị) theo dõi chi phí và xử lý các khoản thanh toán. Nếu Bộ phận Hậu cần yêu cầu một thứ gì đó, Bộ phận Tài chính sẽ mua (mua) nó. Bộ phận Tài chính có cùng quy mô với Bộ phận Kế hoạch và giống như người anh em trong tổ chức của nó, Trưởng bộ phận Tài chính có thể hoạt động một mình trong trường hợp có những sự cố nhỏ hơn. Các ứng cử viên sáng giá cho vị trí Giám đốc tài chính là Giám đốc tài chính (CFO) của bệnh viện hoặc giám đốc tài chính khác, giám đốc dịch vụ kinh doanh, Giám đốc thông tin (CIO), người biên soạn / kiểm soát hoặc VP hành chính.